MODELREGLEMENT INZAKE DE OMGANG MET PERSOONSGEGEVENS BINNEN DE LOGES
Het bestuur van de loge Le Préjugé Vaincu (nr. 021), gelet op:
- de bepalingen van de algemene verordening gegevensbescherming;
- de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming;
- De noodzaak de leden van de loge te informeren over de omgang met persoonsgegevens door de loge;
- het Reglement inzake de omgang met persoonsgegevens binnen de Orde, vastgesteld door het hoofdbestuur van de Orde op 18 mei 2018, heeft het volgende reglement vastgesteld.
1.Begripsbepaling
In deze gedragscode wordt verstaat onder:
a. de algemene vergadering: de algemene vergadering van de loge;
b. het bestuur: het bestuur van de loge;
c. betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft;
d. loge: Le Préjugé Vaincu (nr. 021)
e. lid: lid van de loge;
f. aspirant-lid: natuurlijk persoon die verzocht heeft om te worden toegelaten als lid;
g. oud-lid: iemand te wiens aanzien het lidmaatschap is geëindigd, als bedoeld in artikel 5 van de statuten van de Orde;
h. buitengewoon lid: een natuurlijk persoon die buitengewoon lid is van de loge;
i. wedertoelating: wedertoelating van een oud-lid als bedoeld in artikel 18 van de Ordewet Lidmaatschap;
j. partner: een natuurlijk persoon met wie een aspirant-lid, een lid, een oud-lid of een buitengewoon lid gehuwd is, een geregistreerd partnerschap of een samenlevingscontract heeft of die door hem als partner wordt aangeduid;
k. de ledenadministratie: de administratie van persoonsgegevens van de loge;
l. persoonsgegevens: persoonsgegevens van aspirant-leden, leden, oud-leden en buitengewone leden;
m. de archiefadministratie: de administratie van persoonsgegevens van oud-Leden;
n. inwijding: inwijding in de eerste of leerlinggraad als bedoeld in artikel 5, lid 2, van de Ordegrondwet;
o. bevordering: bevordering tot de tweede of gezellengraad als bedoeld in artikel 8, lid 1, van deOrdegrondwet;
p. verheffing: verheffing in de derde of meestergraad als bedoeld in artikel 8, lid 2, van de Ordegrondwet;
q. de Uitvoeringswet: de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming.
2. Verantwoordelijke
Het bestuur is verantwoordelijke in de zin van de algemene verordening gegevensbescherming en de Uitvoeringswet.
3. Reglement omgang persoonsgegevens
Het reglement is zowel van toepassing op de geautomatiseerde als op de handmatige verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van de loge.
4. Doel gegevensverwerking
Het doel van de gegevensverwerking is:
a. het voeren van een efficiënte en effectieve ledenadministratie ten behoeve van de loge,
b. het voeren van een efficiënte en effectieve archiefadministratie ten behoeve van wetenschappelijk, statistisch of historisch onderzoek ten behoeve van de loge.
5. Beperking gegevensverwerking
De verwerking geschiedt slechts voor:
a. de activiteiten die gelet op de doelstelling van de loge gebruikelijk zijn of die door de algemene vergadering zijn goedgekeurd;
b. het verzenden van informatie aan de betrokkenen;
c. het berekenen, vastleggen en innen van contributies en giften, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van vorderingen, alsmede andere activiteiten van intern beheer;
d. het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole;
e. het verrichten van wetenschappelijk, statistisch of historisch onderzoek.
6. Gegevens in de ledenadministratie
In de ledenadministratie worden van de aspirant-leden, leden, oud-leden en buitengewone leden niet meer dan de volgende gegevens verwerkt:
a. achternaam, volledige voornamen;
b. geboortedatum en geboorteplaats;
c. adresgegevens (straat, huisnummer, postcode, woonplaats);
d. registratienummer;
e. telefoonnummer(s);
f. mailadres(sen);
g. bankrekeningnummer(s) (IBAN);
h. laatst genoten opleiding;
i. beroep of onderneming;
j. loge van lidmaatschap en overschrijving (en);
k. datum van aanmelding aspirant-lid;
l. datum van inwijding, bevordering en verheffing;
m. datum van beëindiging van het lidmaatschap van de Orde, met modaliteiten (overlijden, opzegging door lid of Orde, ontzetting);
n. binnen de loge beklede functies met begin- en einddatum;
o. binnen de Orde beklede functies met begin- en einddatum;
p. gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en innen van contributies en giften;
q. achternaam en volledige voornamen van de partner.
7. Gegevens in de archiefadministratie
In de archiefadministratie worden van de oud-leden niet meer dan de volgende gegevens verwerkt:
a. achternaam, volledige voornamen;
b. geboortedatum en geboorteplaats;
c. loge van lidmaatschap en overschrijving (en);
d. datum en loge van inwijding, bevordering en verheffing;
e. datum van beëindiging van het lidmaatschap van de Orde, met modaliteiten (overlijden, opzegging door lid of Orde, ontzetting);
f. achternaam, volledige voornamen van de partner.
8. Verstrekking van persoonsgegevens
1. Persoonsgegevens uit de ledenadministratie worden slechts verstrekt aan:
a. betrokkenen;
b. degenen, onder wie begrepen derden die belast zijn met of leiding geven aan activiteiten genoemd in art. 5, sub a, of die daarbij noodzakelijk zijn betrokken;
c. het bestuur;
2. Persoonsgegevens uit de archiefadministratie worden slechts verstrekt in verband met wetenschappelijk, statistisch of historisch onderzoek.
3. Het bestuur kan aan de verstrekking als bedoeld sub 2 nadere voorwaarden stellen.
9. Verplichtingen bestuur
1. Het bestuur treft de nodige maatregelen opdat persoonsgegevens, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verzameld en vervolgens worden verwerkt, juist en nauwkeurig zijn.
2. Het bestuur legt passende technische en organisatorische maatregelen ten uitvoer om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand der techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van de te beschermen gegevens met zich meebrengen. Deze maatregelen zijn er mede op gericht onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.
10. Verwijdering van persoonsgegevens, overbrenging naar archiefadministratie
1. De persoonsgegevens worden uit de ledenadministratie verwijderd na overlijden van de betrokkene.
2. Na het overlijden van de betrokkene worden de gegevens als genoemd in artikel 6 overgebracht naar de archiefadministratie.
11. Inzage, correctie, verwijdering en afscherming
1.Iedere betrokkene heeft het recht op inzage van zijn persoonsgegevens. Hij dient daartoe schriftelijk een verzoek in bij het bestuur dat daarop binnen vier weken reageert.
2. Iedere betrokkene kan het bestuur verzoeken zijn verwerkte persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen. Hij dient daartoe een schriftelijk verzoek in bij het bestuur dat binnen vier weken na ontvangst van het verzoek hem schriftelijk mededeelt of dan wel in hoeverre aan het verzoek wordt voldaan. Een weigering wordt met redenen omkleed.
3. Het niet nemen van een beslissing door het bestuur als bedoeld in lid 1 of lid 2 staat gelijk met weigering.
4. In geval van weigering heeft de betrokkene binnen een termijn van vier weken na ontvangst van de weigering recht van verzet bij het bestuur. Hij dient daartoe een gemotiveerd verzoek in bij het bestuur.
5. Zo nodig vindt de artikelen 3 en 7 en volgende van de Ordewet Rechtspraak toepassing.
12. Toepassingsgebied
Dit reglement is niet van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens voor zover deze door of namens het bestuur wordt verricht in de door het hoofdbestuur van de Orde bijgehouden ledenadministratie.
13. Citeertitel
Dit reglement kan worden aangehaald als reglement omgang persoonsgegevens Loge Le Préjugé Vaincu (nr. 021).
Aldus vastgesteld door het bestuur op 21-05-2018